ทำไมการประชาสัมพันธ์ เป็นคีย์สำคัญที่ช่วยให้นิติบุคคลทำงานง่ายขึ้น

นอกจากทักษะในการบริหารจัดการงานที่จะช่วยให้นิติบุคคลทำงานได้อย่างสะดวกและราบรื่นแล้ว อีกหนึ่งทักษะสำคัญที่มองข้ามไม่ได้โดยเฉพาะในยุคดิจิทัลแบบนี้นั่นก็คือ “การประชาสัมพันธ์” ที่จะช่วยให้นิติบุคคลสามารถสื่อสารได้อย่างตรงจุด ตรงประเด็น สร้างการรับรู้และลดความเข้าใจผิดข้อขัดแย้งต่าง ๆ ที่เกิดมาจากการสื่อสารที่ขาดประสิทธิภาพ จะมีข้อดีและความสำคัญอย่างไร APP Services จะพาไปสำรวจในบทความนี้

ทำไมนิติบุคคลต้องใส่ใจ “การประชาสัมพันธ์”

เพราะการบริหารงานนิติบุคคลเป็นมากกว่าแค่การดูแลอาคาร ดูแลทรัพย์สินส่วนกลางและเรียกเก็บค่าบำรุงรักษาส่วนกลาง แต่เป็นการบริหารจัดการองค์รวมเพื่อให้การใช้ชีวิตของลูกบ้านหรือสมาชิกมีความสงบเรียบร้อย ปลอดภัย และสร้างคุณภาพชีวิตที่ดีให้กับผู้อยู่อาศัย ซึ่งจะเกิดขึ้นไม่ได้เลยถ้าหากว่านิติบุคคลขาดสิ่งสำคัญที่เรียกว่า “การบริหารชุมชน” ที่ดี ซึ่งจะช่วยให้ทุกฝ่ายในโครงการเข้าใจตรงกันและอยู่ร่วมกันอย่างมีความสุข

ประโยชน์ของการประชาสัมพันธ์ที่มีคุณภาพ

การประชาสัมพันธ์ที่มีคุณภาพและประสิทธิภาพ สามารถสร้างประโยชน์ให้กับการบริหารจัดการนิติบุคคลทั้งอาคารชุดและหมู่บ้านจัดสรรได้อย่างหลากหลายด้าน ไม่ว่าจะเป็นในเรื่องของ

• ลดข้อสงสัยในการดำเนินงานของนิติบุคคล เพราะลูกบ้านสามารถเข้าถึงข้อมูล รับรู้กระบวนการทำงานที่โปร่งใสและน่าเชื่อถือผ่านการประชาสัมพันธ์
• การประชาสัมพันธ์ข้อมูลที่ถูกต้องอย่างรวดเร็ว ทำให้ป้องกันการเกิดการสื่อสารที่คาดเคลื่อน การปล่อยข่าวลือ ข่าวเท็จ ที่สร้างความเสียหาย
• ช่วยสร้างความรู้สึกมีส่วนร่วมในการรับรู้ของลูกบ้าน เพิ่มความรู้สึกเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันในชุมชน
• ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตให้กับสมาชิกในโครงการ เพราะทุกคนได้รับทราบแนวปฏิบัติและใช้กฎระเบียบเดียวกัน

การประชาสัมพันธ์มี กี่ประเภท

การประชาสัมพันธ์ในการบริหารงานนิติบุคคลก็ใช้การแบ่งประเภทเหมือนกับการสื่อสารประชาสัมพันธ์ทั่วไป คือแบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก ๆ คือการประขาสัมพันธ์ภายในระหว่างนิติบุคคลกับลูกบ้านผู้อยู่อาศัย และการประชาสัมพันธ์ภายนอก มีความแตกต่างกันดังนี้

• การประชาสัมพันธ์ภายใน: เน้นการประชาสัมพันธ์เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารทั่วไป ข่าวการประชุม การแจ้งเรียกเก็บเงิน รวมถึงขั้นตอน กระบวนการ และวิธีการดำเนินงานแก้ไขปัญหา ซ่อมบำรุง แก้ไข พัฒนาทรัพย์สินส่วนกลางต่าง ๆ ของนิติบุคคลให้กับลูกบ้านหรือเจ้าของร่วมได้รับรู้รับทราบ เพื่อสร้างความเข้าใจที่ตรงกัน
• การประชาสัมพันธ์ภายนอก: เป็นการประชาสัมพันธ์ที่มุ่งเน้นไปในเรื่องของการสร้างภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กรออกสู่สายตาของคนภายนอก หน่วยงานภายนอก ผู้มาติดต่อ หรือกลุ่มลูกค้าใหม่ในอนาคต เพื่อการเติบโตและยั่งยืนของโครงการในระยะยาว

ช่องทางการประชาสัมพันธ์ที่นิติบุคคลควรใช้

การเลือกช่องทางในการติดประกาศ หรือการลงสื่อประชาสัมพันธ์จะต้องมีความเหมาะสมกับเนื้อหาและกลุ่มเป้าหมายที่นิติบุคคลต้องการทำการประชาสัมพันธ์ โดยช่องทางที่เหมาะสมและได้รับความนิยมในการประชาสัมพันธ์ข่าวสารมีดังนี้

• ป้ายประกาศและบอร์ดประชาสัมพันธ์ ทั้งส่วนกลาง หน้าลิฟต์ หรือบอร์ดประชาสัมพันธ์ตามชั้นที่พักอาศัย
• การประชาสัมพันธ์ผ่านแอปพลิเคชัน แพลตฟอร์มเฉพาะสำหรับลูกบ้าน หรือการใช้ไลน์ Official หรือ ไลน์กลุ่ม
• จดหมายหรือเอกสาร เช่นการส่งจดหมายเวียนสำหรับเรื่องสำคัญที่ลูกบ้านควรเก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐาน หรือการแจ้งข่าวแนบท้ายบิลสำหรับกิจกรรม ข่าวสั้น
• เว็บไซต์ของโครงการ สำหรับอธิบายรายละเอียดข้อมูลด้านต่าง ๆ ของโครงการอย่างละเอียด ให้ลูกบ้านสามารถเข้าไปค้นหาด้วยตัวเองได้ทุกหมวดหมู่

เทคนิคการประชาสัมพันธ์ให้มีประสิทธิภาพ

นอกจากการเลือกช่องทางในการประชาสัมพันธ์ที่ตอบโจทย์และเหมาะสมแล้ว สิ่งที่นิติบุคคลต้องให้ความสำคัญก็คือเรื่องของ “เนื้อหา” ที่ต้องการจะสื่อ ที่ต้องสื่อออกไปอย่างชัดเจน สั้น กระชับ ไม่ใช้คำยากเกินไปหรือคำที่ก่อให้เกิดความสับสน เพื่อให้สารที่สื่อออกไปมีความเข้าใจง่ายและลูกบ้านสามารถทำความเข้าใจได้ด้วยตัวเอง

เทคนิคการเลือกเนื้อหาในการประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสม มีดังนี้

• เลือกใช้ภาษาที่เข้าใจง่ายแต่ยังมีความสละสวย หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์เทคนิคที่ไม่มีคำอธิบายประกอบ หรือคำที่มีความซับซ้อน
• เลือกนำเสนอตรงประเด็น สั้นกระชับ แต่ต้องไม่สั้นจนตกหล่นเนื้อหาสำคัญไป
• นำเสนอด้วยรูปแบบภาพ หรือภาพอินโฟกราฟิก เพื่ออธิบายข้อมูลเนื้อหาที่ซับซ้อนด้วยภาพประกอบที่ช่วยให้ลูกบ้านเข้าใจได้ง่ายขึ้น
• แจ้งข่าวสารอย่างสม่ำเสมอ หรือตั้งตารางเวลาในการแจ้งข่าวประจำวัน เพื่อสร้างความคุ้นเคย สร้างความน่าเชื่อถือและโปร่งใส
• เนื้อหาต้องมีการเปิดช่องทางให้ลูกบ้านได้สอบถามเพิ่มเติม เช่น มีเบอร์โทรติดต่อสำหรับผู้ที่มีข้อสงสัยเพิ่มเติม
• ประชาสัมพันธ์หลายช่องทาง เช่น ทั้งออนไลน์และออฟไลน์ เพื่อให้ลูกบ้านสามารถเข้าถึงข่าวสารได้แม้จะไม่มีอินเทอร์เน็ตหรือโซเชียลมีเดีย

จะเห็นได้ว่าการประชาสัมพันธ์ที่ดีและมีประสิทธิภาพจะช่วยให้การดำเนินงานบริหารจัดการด้านนิติบุคคลมีความง่ายและลดการเกิดปัญหาข้อขัดแย้งอันมาจาก “ความไม่เข้าใจ” และ “ไม่สามารถเข้าถึงข้อมูล” ที่ถูกต้องของลูกบ้านไปได้หลายขั้นมาก จึงเป็นสิ่งที่ APP Services บริษัทบริหารงานนิติบุคคล อาคารชุด หมู่บ้านจัดสรร เน้นย้ำในการให้บริการกับลูกค้าทุกครั้ง ในเรื่องของการประชาสัมพันธ์ที่ต้องถูกที่ ถูกต้อง และถูกเวลา เพื่อให้การทำงานของนิติบุคคลมีความโปร่งใส น่าเชื่อถือ ช่วยพัฒนาคุณภาพชีวิตและภาพลักษณ์ที่ดีให้กับโครงการได้ทั้งภายในและภายนอก

☎️ Tel: 02-086-7199

🟢 Line OA: @appmanagement

🔵 Facebook: APP Home Private Service