เพราะหน้าที่ของนิติบุคคลไม่ได้จบลงเพียงแค่การดูแลทรัพย์สินส่วนกลางหรือการเก็บค่าส่วนกลาง แต่ยังดูแลไปจนถึงเรื่องของการบริหารงบประมาณและแผนการเงิน เพื่อให้การใช้งบประมาณต่าง ๆ เป็นไปอย่างโปร่งใส เงินที่ได้รับไปได้ถูกนำไปใช้เพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดของลูกบ้าน และสามารถตรวจสอบได้อย่างชัดเจน ทำให้ในการบริหารจัดการงานด้านนิติบุคคล ทักษะในการบริหารงบประมาณ และการจัดทำแผนการเงิน รายงานทางการเงิน เป็นอีกสิ่งสำคัญที่ไม่ควรมองข้าม
การบริหารงบประมาณและแผนการเงินสำคัญอย่างไร
การบริหารงบประมาณ คือ การบริหารทรัพยากรที่ในที่นี้เป็นตัวเงินส่วนรวมเพื่อให้สามารถจัดสรรปันส่วนในการนำไปพัฒนา ดูแล และบำรุงรักษาส่วนต่าง ๆ ของอาคารห้องชุดหรือหมู่บ้านจัดสรรให้มีความสมบูรณ์ สะดวกสบายต่อการใช้งาน ช่วยยกระดับคุณภาพชีวิตของผู้อยู่อาศัยให้ดียิ่งขึ้น ทำให้แผนการเงินเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารจัดการ โดยแผนการเงินของนิติบุคคลจะต้องครอบคลุมเรื่องต่าง ๆ ครบถ้วน ครบวงจร และตอบโจทย์ความต้องการของลูกบ้านอย่างเหมาะสม
การจัดทำแผนการเงินของนิติบุคคล ควรคำนึงถึงเรื่องใดบ้าง
- รายรับที่นิติบุคคลจะเก็บได้ เช่น จากค่าส่วนกลาง จากค่าปรับล่าช้า ค่าปรับผิดนัดชำระ หรือรายได้อื่น ๆ (หากมี)
- รายจ่ายหลักที่จะต้องชำระอย่างสม่ำเสมอ เช่น ค่าใช้จ่ายบุคคลากรที่รับผิดชอบดูแลส่วนต่าง ๆ ของอาคารหรือหมู่บ้าน ค่าใช้จ่ายระบบสาธารณูปโภคอย่างน้ำ-ไฟ ค่าให้บริการระบบอินเทอร์เน็ต และค่าดูแลรักษา ค่าบำรุงดูแลความเสื่อมสภาพของอุปกรณ์ต่าง ๆ
- ค่าใช้จ่ายในเรื่องของการซ่อมแซมอุปกรณ์หรือพื้นที่ที่มีความเสียหาย เช่น ค่าซ่อมบำรุงรักษาลิฟท์ ทางเดิน สระว่ายน้ำ หรือค่าปรับปรุงภูมิทัศน์ให้เป็นระเบียบเหมาะกับการอยู่อาศัย
- ค่าใช้จ่ายในด้านเครื่องมือทางเทคโนโลยี เช่น การชำระค่าสมาชิกระบบ PMS ค่าใช้จ่ายในการดูแลแอปพลิเคชันสำหรับลูกบ้าน ค่าดูแลเว็บไซต์สำหรับ PR โครงการ และอื่น ๆ
- ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นแบบฉุกเฉิน หรือการจัดตั้งทุนสำรอง
ความเสี่ยงของการบริหารงบประมาณและแผนการเงินที่ผิดพลาด
เพื่อให้การบริหารเงินส่วนกลางให้เกิดประโยชน์สูงสุดทั้งต่อโครงการ พื้นที่ส่วนกลาง และผู้อยู่อาศัย นิติบุคคลจึงจำเป็นจะต้องมีความรู้ความสามารถและมีความเชี่ยวชาญเกี่ยวข้องกับการบริหารงบประมาณอย่างชาญฉลาด มีทักษะในการประเมิน วิเคราะห์ปัญหา และนำงบประมาณที่มีไปพัฒนาอย่างเหมาะสม
ทั้งนี้ทั้งนั้นการบริหารงบการเงินที่ดีก็จะต้องมาจากแผนการเงินที่ดีด้วย หากมีการวางแผนการเงินที่ผิดพลาด คลาดเคลื่อน หรือไม่มีการวางแผนการเงินแสดงต่อลูกบ้าน อาจจะก่อให้เกิดปัญหาต่อเนื่องระยะยาว ส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์โครงการและทำให้ความพึงพอใจของผู้อยู่อาศัยลดลง ก่อให้เกิดความเคลือบแคลงใจในการดำเนินงาน มีข้อร้องเรียนเพิ่มมากขึ้น หรือเกิดเป็นปัญหาความโปร่งใสที่ส่งผลกระทบใหญ่ได้ในอนาคต
ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น
- เกิดความเคลือบแคลงใจในเรื่องของความโปร่งใสและความซื่อสัตย์ในการดำเนินงาน
- เกิดข้อร้องเรียน มีปัญหาความขัดแย้งระหว่างลูกบ้านและนิติบุคคล
- ก่อให้เกิดภาพลักษณ์ด้านลบต่อชื่อเสียงของโครงการ
- ทรัพย์สินส่วนกลางเสื่อมโทรม ไม่มีคุณภาพ หรือไม่สามารถใช้งานได้จริงเพราะขาดงบประมาณในการดูแลจากการบริหารงบประมาณไม่ดี
- ลูกบ้านขาดความเชื่อมั่นในการบริหารจัดการงบประมาณและแผนการเงินของนิติบุคคล
5 เทคนิคสำคัญ ที่ช่วยให้การบริหารงบประมาณและแผนการเงินมีประสิทธิภาพ
1. การสร้างความเข้าใจที่ตรงกันเกี่ยวกับแผนการเงิน และทิศทางการบริหารงบประมาณ
การสื่อสารแผนการเงินและแนวทางการนำเงินงบประมาณไปใช้ในด้านต่าง ๆ อย่างชัดเจนไปยังลูกบ้าน เพื่อแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสและเพื่อแจ้งให้ลูกบ้านได้รับทราบโดยทั่วกันว่าเงินรายได้มีที่มาจากแหล่งไหนบ้าง และถูกนำไปใช้พัฒนาความเป็นอยู่ที่ดีขึ้นในด้านไหนบ้าง ตอนนี้อยู่ในขั้นตอนไหน และมีเงินสำรองเหลือเท่าไหร่ จะช่วยลดข้อครหาและลดข้อสงสัย ลดการตั้งคำถามในกระบวนการดำเนินงานของนิติบุคคลได้ดียิ่งขึ้น
2. วางแผนงบประมาณบนพื้นฐานของความเป็นจริง
นิติบุคคลจะต้องแจ้งให้ลูกบ้านได้ทราบข้อมูลที่เป็นความจริง และแผนการเงินที่นำเสนอจะต้องอยู่บนพื้นฐานความจริงที่สามารถเกิดขึ้นได้จริงตามระยะเวลาที่คาดหวัง จะช่วยลดปัญหาการขาดสภาพคล่องจากการใช้จ่ายเกินรายรับที่เก็บได้ ตั้งงบที่เหมาะสม และเลือกผู้รับเหมาที่ตั้งราคาเป็นธรรม
3. ติดตามผลหลังจากใช้จ่ายทุกครั้ง เพื่อประเมินความคุ้มค่า
หลังจากนิติบุคคลได้ดำเนินการจ้างใด ๆ เสร็จสิ้นแล้ว ควรจะต้องประเมินผลงานและความคุ้มค่าระหว่างผลลัพธ์ที่ได้กับจำนวนเงินค่าใช้จ่ายที่เสียไป เพื่อเก็บเป็นข้อมูลในการเลือกผู้รับเหมาในครั้งต่อไปให้มีความคุ้มค่ายิ่งขึ้นกว่าเดิม
4. ติดตามเรียกเก็บค่าส่วนกลาง ไม่ให้เกิดการค้างชำระหนี้
เพราะค่าส่วนกลางเป็นรายได้หลักที่นำมาพัฒนาทรัพย์สินส่วนกลาง การที่ลูกบ้านไม่ชำระเงินส่วนนี้อาจส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องและแผนการเงินที่ได้วางไว้ในระยะยาวได้ นิติบุคคลจึงต้องมีมาตรการในการเรียกเก็บเงินค่าส่วนกลางอย่างชัดเจน จริงจัง และมีบทลงโทษสำหรับการชำระที่ล่าช้า เช่น มีค่าปรับ เป็นต้น
5. มีการจัดเงินกองทุนสำรองสำหรับเหตุการณ์ฉุกเฉิน
นิติบุคคลจะต้องมีการจัดสรรแบ่งเงินไว้เป็นกองทุนสำรองเผื่อเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินที่จะต้องใช้เงินในการแก้ไขปัญหา เช่น การซ่อมแซมด่วน การซ่อมแซมใหญ่ที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตจากเหตุการณ์ไม่คาดคิด ดังนั้นควรจะต้องมีการแยกบัญชีเงินกองทุนสำรองเอาไว้อย่างชัดเจน และสามารถตรวจสอบได้โดยผู้ตรวจสอบบัญชีอิสระ เพื่อความโปร่งใส ชัดเจนในเรื่องของแผนการเงิน
เรื่องของการจัดการงบประมาณและแผนการเงินจึงเป็นอีกหนึ่งเรื่องที่มีความสำคัญมาก ๆ สำหรับการบริหารจัดการนิติบุคคล เพราะเป็นเรื่องที่ส่งผลกระทบต่อชีวิตความเป็นอยู่ของลูกบ้านทุกคนโดยตรง รวมถึงยังส่งผลต่อความมั่นคงของโครงการคอนโดหรือหมู่บ้านจัดสรรในอนาคตได้ด้วย APP Services เข้าใจความสำคัญในเรื่องนี้เป็นอย่างดี เราจึงมีทีมนิติบุคคลที่มีความรู้และความเชี่ยวชาญในเรื่องของการบริหารงบริหารงบประมาณและแผนการเงินอย่างเป็นระบบ มั่นใจในมาตรฐานและคุณภาพในการให้บริการได้ว่างบประมาณที่ได้รับมาจะถูกจัดสรรอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดตามเป้าหมายของโครงการ
☎️ Tel: 02-086-7199
🟢 Line OA: @appmanagement
🔵 Facebook: APP Home Private Service
