ไม่ว่าจะการดำเนินกิจการหรือธุรกิจในองค์กรขนาดใหญ่หรือขนาดเล็ก การตั้งตัวชี้วัดในการทำงานเป็นสิ่งที่จำเป็นและมีประโยชน์มาก ทั้งช่วยทำให้ผู้ปฏิบัติงานมองเห็นเป้าหมายของการทำงาน มีทิศทางการทำงานที่ชัดเจน ส่วนองค์กรเองก็จะได้ประโยชน์จากการทำงานที่ตรงตามเป้าประสงค์ ทำให้การวาง KPI สำหรับบริษัทบริหารนิติบุคคลมีความสำคัญมาก โดย KPI สำคัญที่ควรมีจะต้องมีด้านใดบ้าง วันนี้ APP Services จะพาไปสำรวจ
บริษัทบริหารงานนิติบุคคล หมายถึงอะไร
บริษัทบริหารงานนิติบุคคล หมายถึง หน่วยงานหรือองค์กรที่มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวข้องกับภาระหน้าที่ในการเป็นนิติบุคคลอาคารชุด หรือหมู่บ้านจัดสรร ทำหน้าที่เป็นเหมือนตัวแทนเจ้าของในการบริหารจัดการทรัพย์สินส่วนกลาง ดูแลรักษาประโยชน์และความปลอดภัยที่เกี่ยวกับส่วนกลาง ระบบสาธารณูปโภค ไปจนถึงการจัดประชุมเจ้าของร่วม การจัดประชุมประจำปีต่าง ๆ ประชาสัมพันธ์ข่าวสาร จัดทำรายงานทางการเงิน ฯลฯ ทำหน้าที่นิติบุคคลอย่างรอบด้าน
KPI ในการดำเนินงานของบริษัทบริหารนิติฯ คืออะไร
เมื่อการดำเนินงานของบริษัทที่เข้ามาทำหน้าที่บริหารจัดการด้านนิติบุคคลมีขอบเขตที่กว้างขวาง ดังนั้นการวาง KPI จะต้องครอบคลุมหลายด้านที่มีความเกี่ยวเนื่องกับการบริหารจัดการ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารจัดการงานทั่วไป การจัดการเอกสาร การให้บริการด้านข่าวสารข้อมูล ด้านความโปร่งใสและเป็นธรรม ซึ่งควรมีการวางตัวชี้วัดที่ชัดเจนเพื่อกำหนดให้การทำงานของทีมงานนิติบุคคลเป็นไปอย่างมีทิศทางและได้ประสิทธิภาพตรงตามที่คาดหวัง
KPIs คืออะไร ทำไมจำเป็นต้องมี
KPIs ย่อมาจาก (Key Performance Indicators) เป็นสิ่งที่แสดงให้เห็นถึงผลการดำเนินงานของบุคคล หน่วยงาน หรือองค์กรต่าง ๆ ว่าเป็นไปตามวัตถุประสงค์และเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้มากน้อยเพียงใด หากผลงานบรรลุ KPIs ก็จะแสดงให้เห็นถึงขีดความสามารถและศักยภาพในการดำเนินงานของบุคคลหรือหน่วยงานนั้น ๆ ทำให้ในการจ้างหรือการใช้บริการบริษัทบริหารจัดการงานด้านนิติบุคคล ผู้ตัดสินใจจ้าง คณะกรรมการนิติบุคคลหรือเจ้าของร่วมจะต้องมีการกำหนด KPIs หรือตัวชี้วัดในการดำเนินงานของทีมงานนิติบุคคลในแต่ละด้านให้ชัดเจน การกำหนดขอบเขตตัวชี้วัดเหล่านี้จะมีประโยชน์ทั้งในเรื่องการวัดประสิทธิภาพในการทำงานของนิติบุคคล การเพิ่มความท้าทายให้นิติบุคคลมีเป้าหมายในการบริหารจัดการที่ชัดเจน ซึ่งทำให้โครงการมีทิศทางในการก้าวต่อไปที่ชัดเจนมากยิ่งขึ้นในภาพรวมด้วย
การวัดประสิทธิภาพบริษัทบริหารนิติฯ ควรมี KPI ด้านใดบ้าง
สำหรับการตั้ง KPIs นั้นจะต้องคำนึงถึงความเหมาะสมของลักษณะงาน ขีดความสามารถในการดำเนินงานตาม KPIs ที่ได้รับของทีมงานนิติบุคคล ค่าใช้จ่ายที่เสียไป บริการที่จะได้รับ และประสิทธิภาพการมอบความพึงพอใจให้กับลูกบ้านผ่านการบริหารจัดการที่มีคุณภาพ ซึ่งเรียกได้ว่าเป็นหลักใหญ่ใจความสำคัญที่บริษัทบริหารจัดการด้านนิติบุคคลทุกที่ควรมี
ตัวอย่างการวัดประสิทธิภาพบริษัทบริหารนิติฯ มีดังนี้
1. ด้านการดำเนินงานทั่วไป
การให้บริการทั่วไป เช่น การดูแลความเป็นระเบียบเรียบร้อยทั้งสภาพแวดล้อมและผู้อยู่อาศัย การติดต่อสื่อสารที่รวดเร็ว มีการสำรวจดูแลทรัพย์สินส่วนกลางอยู่เสมอ และการจัดการปัญหาเฉพาะหน้าที่อาจเกิดขึ้นในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพ รวมไปถึงการมีมนุษยสัมพันธ์ที่ดีพร้อมให้บริการ ด้านการดำเนินงานทั่วไปของนิติบุคคลสามารถเพิ่มเติมได้ตามเห็นสมควรของผู้จ้าง สามารถวัดได้จากแบบประเมินความพึงพอใจในการให้บริการจากลูกบ้าน เจ้าของร่วม หรือบุคคลภายนอกที่เคยเข้ามาใช้บริการหรือติดต่องาน
2. ด้านการใช้จ่ายงบประมาณ
ในการใช้จ่ายงบประมาณส่วนกลางที่เก็บมาจากผู้อยู่อาศัยหรือเจ้าของร่วมจะต้องเป็นการใช้จ่ายที่เหมาะสมและจำเป็น จ่ายเพื่อการดูแลรักษาบำรุงหรือพัฒนาทรัพย์สินส่วนกลางให้มีประโยชน์ต่อยอด เป็นประโยชน์ต่อส่วนรวม เช่น ตัวชี้วัดที่กำหนดว่าจะต้องมีการชี้แจงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ อย่างชัดเจนทุกครั้ง หรือ อัตราการรับรู้ของลูกบ้านที่มีต่อการใช้จ่ายงบประมาณต้องไม่ต่ำกว่าร้อยละ 90 เป็นต้น ซึ่งเป็นตัวชี้วัดสำคัญที่จะนำไปสู่ความรู้สึกเชื่อมั่นของลูกบ้านที่มีต่อนิติบุคคลที่พักอาศัยของตัวเอง
3. ด้านการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง
การเรียกเก็บค่าส่วนกลางจะต้องมีความตรงไปตรงมา ไม่ละเว้นหรือเอื้อประโยชน์ต่อบุคคลหรือกลุ่มคน หากมีปัญหาในการเก็บค่าส่วนกลางจะต้องมีกระบวนการในการติดตามทวงถามและมีการลงโทษกับผู้ชำระล่าช้าตามสมควรหรือตามกฎหมายกำหนด เพื่อให้เป็นธรรมกับลูกบ้านที่จ่ายค่าส่วนกลางตรงกำหนด เช่น กำหนดว่าจะต้องเรียกเก็บค่าส่วนกลางในแต่ละปีได้ไม่น้อยกว่าร้อยละ 80 หรือ ลูกบ้านมากกว่าร้อยละ 90 มีการชำระค่าส่วนกลางครบถ้วนเมื่อครบรอบปี เป็นต้น เพื่อเป็นการวัดศักยภาพในการเรียกเก็บค่าส่วนกลาง ซึ่งเป็นหน้าที่สำคัญของนิติบุคคลอีกหนึ่งสิ่ง
4. ด้านการบริหารจัดการทรัพย์สินส่วนกลาง
การบริหารจัดการทรัพย์สินส่วนกลางของโครงการเป็นหน้าที่หลักของนิติบุคคล ทำให้ตัวชี้วัดในด้านนี้อาจมีรายละเอียดที่ลงลึกมากกว่าด้านอื่น ๆ ได้ เช่น การซ่อมบำรุงดูแลทรัพย์สินส่วนกลางต้องไม่น้อยกว่า 50% ของทรัพย์ส่วนกลางทั้งหมดในแต่ละปี จำนวนของทรัพย์สินส่วนกลางไม่สูญหาย หรือมีการติดตั้งสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างเพียงพอต่องบประมาณที่ได้รับการจัดสรร เป็นต้น
5. ด้านการบริหารจัดการความพึงพอใจลูกบ้าน
เป็นความสามารถในการบริหารจัดการระดับความพึงพอใจของผู้อยู่อาศัยที่มีต่อทีมนิติบุคคลและสภาพแวดล้อมที่อยู่อาศัย ความปลอดภัย รวมถึงความพึงพอใจต่อการบริหารจัดการพื้นที่ส่วนกลาง ยกตัวอย่าง KPIs สามารถวัดผลได้ด้วยการอัตราร้อยละความพึงพอใจในแผนรับมือความเสี่ยงและการรับมือเหตุการณ์ฉุกเฉิน การจัดระบบรักษาความปลอดภัยที่เพียงพอและมีประสิทธิภาพ การจัดการสภาพแวดล้อมให้เอื้อต่อการอยู่อาศัย ไปจนถึงการสร้างสังคมที่เป็นมิตร อยู่กันด้วยความเข้าอกเข้าใจ มีอัตราความขัดแย้งที่ต่ำลง
6. ด้านการบริหารจัดการความปลอดภัย
การจัดการดูแลระบบรักษาความปลอดภัยก็เป็นอีกหน้าที่หนึ่งของนิติบุคคล โดยนิติบุคคลจะต้องหาหน่วยงานหรือบริษัทที่เข้ามาอำนวยความสะดวกในเรื่องการรักษาความปลอดภัย การติดตั้งระบบสแกนป้องกันบุคคลภายนอกเข้าอาคารโดยไม่ได้รับอนุญาต สามารถจัดตั้งเป็น KPIs ในแต่ละปีได้ รวมถึงอัตราการเกิดเหตุสุ่มเสี่ยงที่มีเหตุมาจากความปลอดภัยบกพร่องไม่ควรเกิน 5 ครั้ง ต่อปี เป็นต้น
7. ด้านการให้บริการข้อมูลสัมพันธ์
นอกจากการดูแลกายภาพภายนอกแล้ว ความสัมพันธ์อันดีและการสื่อสารประชาสัมพันธ์ที่ชัดเจน ตรงจุด ก็เป็นสิ่งสำคัญที่นิติบุคคลต้องมี โดยการสื่อสารฯ สามารถวัดผลได้โดยข้อมูล insight จากแอปพลิเคชัน เพจ หรือเว็บไซต์ต่าง ๆ ที่ใช้เป็นช่องทาง เช่น ลูกบ้านจะต้องรับรู้ข่าวสารประชาสัมพันธ์จากช่องทางต่าง ๆ ไม่น้อยกว่าร้อยละ 70 หรือกำหนดให้นิติบุคคลต้องจัดทำสื่อเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ข่าวสารสำคัญประจำปีอย่างน้อย 10 ครั้ง เป็นต้น
หลังจากดำเนินงานตาม KPI แล้ว ขั้นตอนต่อไปคืออะไร
เมื่อกำหนดและเลือก KPI ที่เหมาะสมกับเป้าหมายของโครงการและศักยภาพในการดำเนินงานของบริษัทบริหารจัดการนิติบุคคลแล้ว สิ่งที่ต้องทำก็คือการติดตามผลการดำเนินงานรายปี หรือราย 3, 6, 9 เดือน เพื่อให้เจ้าของร่วมและคณะกรรมการนิติบุคคลสามารถติดตามและประเมินผลการทำงานของบริษัทบริหารจัดการงานนิติบุคคลที่ตัดสินใจจ้างมาผ่านรายงานและตัวชี้วัดที่ตั้งขึ้น หากพบว่าทีมงานนิติบุคคลสามารถผ่านตัวชี้วัดได้มากกว่า 90% ขึ้นไป สิ่งที่ควรกระทำต่อไปคือ
- กำหนดเป้าหมายใหม่ที่มีความท้าทายมากยิ่งขึ้นในบางส่วน เพื่อกระตุ้นการพัฒนาให้กับอาคารและระบบการบริหาร
- พิจารณาปรับลดเป้าหมายหรือข้อกำหนดที่อาจตั้งไว้สูงเกินไปจนไม่สามารถทำได้จริงให้อยู่ในจุดที่เหมาะสม
- วิเคราะห์ ประเมินผลการดำเนินงานที่ผ่านมาแล้วของทีมงานนิติบุคคลไว้เป็นมาตรฐานในการดำเนินงาน เพื่อให้การบริหารจัดการนิติบุคคลของคอนโดหรือหมู่บ้านจัดสรรไม่ต่ำกว่ามาตรฐานที่ได้บันทึกเอาไว้ เป็นต้นง
จะเห็นได้ว่าการเลือกบริษัทบริหารจัดการด้านนิติบุคคลสักแห่งหนึ่งให้เข้ามารับหน้าที่เป็นเสมือนตัวแทนเจ้าของโครงการ จะต้องพิจารณาอย่างรอบคอบรอบด้าน บริษัทบริหารจัดการงานนิติบุคคลจะต้องมีความรู้ ความเข้าใจและความสามารถทั้งในการบริหาร แก้ไขปัญหา และพร้อมปรับตัวรับกับความท้าทายใหม่ ๆ อยู่เสมอ
ซึ่งคุณสมบัติเหล่านี้เป็นสิ่งที่ APP Services ของเรามุ่งมั่นและให้บริการบนมาตรฐานที่วางใจได้มาอย่างยาวนาน ทีมงานนิติบุคคลของ APP Services บริหารงานด้านนิติบุคคลได้อย่างมืออาชีพ เชี่ยวชาญ ครบรอบด้าน ไม่ว่าจะงานบริหาร งานกฎหมาย งานบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ ไปจนถึงงานด้านวิศวกรรมอาคารก็พร้อมให้บริการครบ จบ ในที่เดียว หากคุณกำลังมองหามืออาชีพด้านการบริหารจัดการงานนิติบุคคล ให้ APP Services เป็นตัวเลือกของคุณ ด้วยมาตรฐานที่วางใจได้ พร้อมสะท้อนภาพลักษณ์ที่ดีออกสู่สาธารณชน
☎️ Tel: 02-086-7199
🟢 Line OA: @appmanagement
🔵 Facebook: APP Home Private Service
