ในยุคที่เทคโนโลยีสามารถเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ ระบบบริหารนิติบุคคลอาคารชุดจึงเป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่นิติบุคคลไม่ควรพลาด ปัญหาที่ต้องเร่งแก้ไข และการช่วยเหลือจากระบบนี้มีอะไรบ้าง ถึงเวลามาเก็บข้อมูลเพื่อนำไปปรับใช้ในการทำงานของทุกฝ่ายให้ได้อย่างง่ายดาย และสอดคล้องกันมากขึ้น

 

ปัญหาที่มักเกิดกับการบริหารอาคารชุด ด้วยการจัดการงานนิติบุคคลแบบเดิมมีอะไรบ้าง

 

นิติบุคคลอาคารชุดเป็นทีมงานที่จำเป็นมากสำหรับธุรกิจคอนโด แต่ด้วยการบริหารแบบเดิมทำให้มีปัญหาเรื้อรังมากมายที่ส่งผลกับทั้งผู้อยู่อาศัย และเจ้าของธุรกิจ โดยปัญหาที่ถือว่าส่งผลกระทบมากที่สุด และยังคงอยู่หากคุณเลือกบริหารนิติบุคคลแบบเดิม มีดังนี้

 

·      ข้อมูลกระจัดกระจาย

ในการบริหารจัดการ และประสานงานกับหลายฝ่าย แน่นอนว่าต้องมีเรื่องของเอกสารเข้ามาเกี่ยวข้อง เมื่อไม่มีการวางระบบอย่างมีประสิทธิภาพ ทำให้เอกสารไม่ได้รับการจัดวางไว้ให้เป็นระเบียบ ซึ่งยากต่อการค้นหา และการทำระบบข้อมูล บางครั้งอาจทำให้ข้อมูลไม่ได้มาตรฐาน เช่น อาจมีชื่อไฟล์ที่ซ้ำ เวอร์ชันไม่ตรง บันทึกข้อมูลซ้ำ เป็นต้น

 

·      การสื่อสารที่ผิดพลาด

เมื่อไม่มีระบบการสื่อสารที่ทันสมัย และสะดวกสบาย อาจส่งผลให้ประกาศสำคัญตกหล่น การตอบรับล่าช้า จนเกิดเป็นข่าวลือแทนข้อเท็จจริงได้

 

·      ตรวจสอบข้อมูลบัญชีได้ยาก

ในแต่ละเดือนมีข้อมูลมากมายเกี่ยวกับรายรับรายจ่ายรวมไปถึงหนี้สินต่าง ๆ ที่ นิติบุคคลอาคารชุดต้องจัดการ หากไม่มีระบบที่ดีเข้ามาช่วยในการดำเนินงาน อาจทำให้เกิดช่องว่างจนเป็นปัญหาการเงินไม่โปร่งใส เก็บเงินได้ล่าช้า  มียอดค้างชำระสูง ตรวจสอบยาก และเสียเวลาเป็นอย่างมาก

ปัญหาเหล่านี้จะเป็นเพียงส่วนหนึ่งที่เกิดจากการไม่มีระบบบริหารนิติบุคคลที่ดี ซึ่งหากยังปล่อยไปเรื่อย ๆ อาจต้องเจอกับปัญหาการร้องเรียนของลูกบ้าน การดำเนินงานที่ไม่ถูกต้องของทีมนิติบุคคล ความเสี่ยงด้านความปลอดภัย ความวุ่นวายในการจัดการพื้นที่ส่วนกลาง รวมทั้งไม่มีข้อมูลที่ชัดเจนเพื่อนำมาปรับปรุงและพัฒนา

 

ระบบบริหารนิติบุคคลอาคารชุดคืออะไร

 

ระบบบริหารนิติบุคคลอาคารชุดเป็นเครื่องมือ หรือวิธีการ ที่ช่วยจัดการ และบริหารงานภายในอาคารชุดหรือคอนโดมิเนียม เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส ระบบนี้ครอบคลุมทั้งการจัดการด้านการเงิน การซ่อมบำรุง การดูแลความปลอดภัย และการสื่อสารกับผู้พักอาศัย

 

โดยทั่วไประบบบริหารนิติบุคคลอาคารชุดจะมีฟังก์ชันหลัก ๆ ดังนี้

 

1. การบริหารงานด้านการเงิน

○ เก็บค่าบำรุงรักษาและค่าบริการอื่น ๆ

○ จัดทำงบประมาณและรายงานการเงิน

○ ตรวจสอบการใช้จ่ายและประวัติการชำระเงินของผู้พักอาศัย

 

2. การจัดการทรัพย์สินและซ่อมบำรุง

○  วางแผนซ่อมบำรุงอาคาร ระบบไฟฟ้า ระบบประปา และพื้นที่ส่วนกลาง

○  ติดตามงานซ่อมและบำรุงรักษาให้เสร็จตรงเวลา

 

3.  การดูแลความปลอดภัย

○ ตรวจสอบระบบกล้องวงจรปิดและเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย

○ จัดทำแผนป้องกันเหตุฉุกเฉิน เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม หรือเหตุขัดข้องอื่น ๆ

 

4. การสื่อสารและบริการผู้พักอาศัย

○ แจ้งข่าวสาร กฎระเบียบ หรือกิจกรรมภายในอาคาร

○ รับเรื่องร้องเรียน ข้อเสนอแนะ หรือการขอใช้บริการส่วนกลาง

 

ข้อดีของการใช้ระบบบริหารนิติบุคคล

● ลดความซ้ำซ้อนและความผิดพลาดในการทำงาน

● เพิ่มความโปร่งใสและตรวจสอบได้

● ทำให้ผู้พักอาศัยได้รับบริการที่สะดวกและรวดเร็ว

● ช่วยให้นิติบุคคลบริหารอาคารชุดอย่างมืออาชีพ

สรุปคือ ระบบบริหารนิติบุคคลอาคารชุด เป็นหัวใจสำคัญในการบริหารอาคารชุดสมัยใหม่ ช่วยให้ทั้งเจ้าของร่วม และผู้พักอาศัยได้รับความสะดวก ปลอดภัย พร้อมทั้งบริการที่มีคุณภาพ

 

ฟังก์ชันสำคัญที่ระบบบริหารอาคารชุดช่วยได้มีอะไรบ้าง

 

หากนิติบุคคลต้องการมอบประสบการณ์ที่ดีให้กับลูกบ้าน และยังช่วยเสริมประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานไปในเวลาเดียวกัน ระบบบริหารที่ดีมีฟังก์ชันหลักอะไรบ้างมาดูกัน

 

·  บริการแจ้งซ่อม

ไม่ว่าจะเป็นงานไฟฟ้า งานประปา การทำความสะอาด หรือแม้แต่การปรับภูมิทัศน์ ลูกบ้านก็สามารถทำอย่างง่ายดาย ประสานงานได้รวดเร็ว นัดวันเข้ามาซ่อมแซมโดยที่ทางนิติคอนโดเองก็ทราบข้อมูลโดยละเอียด เพื่อดูแลอำนวยความสะดวกให้ลูกบ้านได้ด้วยเช่นกัน

 

·  การแจ้งบิลค่าบริการต่าง ๆ

ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าส่วนกลาง รวมทั้งค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่ทางฝ่ายนิติคอนโดต้องเรียกเก็บจากลูกบ้านเป็นประจำสามารถนำระบบบริหารเข้ามาเป็นตัวกลาง เพื่อให้การเรียกเก็บพร้อมทั้งตรวจสอบความถูกต้องเป็นเรื่องที่รวดเร็วและง่ายดายมากขึ้น

 

·  การสื่อสารกับลูกบ้าน

เมื่อเป็นพื้นที่ที่อยู่ร่วมกันเยอะแน่นอนว่าต้องมีการแจ้งข่าวประชาสัมพันธ์อยู่เสมอ เพื่อจัดการความเรียบร้อย ระบบการบริหารอาคารชุดจะเข้ามาช่วยให้การกระจายข้อมูลเหล่านี้ให้ทั้งง่าย รวดเร็ว และครอบคลุมมากขึ้น

 

ข้อดีของการมีบริษัทบริหารงานนิติบุคคล สำหรับอาคารชุด

 

การบริหารอาคารชุดหรือคอนโดมิเนียมให้มีความเรียบร้อย และมีประสิทธิภาพ ไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะต้องดูแลทั้งการเงิน ความปลอดภัย การซ่อมบำรุง และการสื่อสารกับผู้พักอาศัย การมีบริษัทบริหารอาคารชุดเข้ามาช่วยจัดการ จึงเป็นทางเลือกที่มีประโยชน์มาก

 

1. การบริหารงานอย่างมืออาชีพ

บริษัทบริหารอาคารชุดมีทีมงานที่เชี่ยวชาญในการจัดการอาคาร ทำให้ทุกขั้นตอนเป็นระบบ ทั้งการจัดเก็บค่าบำรุงรักษา การวางแผนซ่อมบำรุง และการดูแลความปลอดภัย

2. ลดภาระของเจ้าของอาคารและนิติบุคคล

การใช้บริการบริษัทบริหาร ช่วยแบ่งเบาภาระการทำงานของคณะกรรมการนิติบุคคล ทำให้เจ้าของร่วมและผู้พักอาศัยไม่ต้องกังวลเรื่องงานประจำวัน หรือปัญหาที่ซับซ้อน

3. ความโปร่งใสและตรวจสอบได้

บริษัทบริหารมักใช้ระบบการจัดการข้อมูลที่ทันสมัย ทำให้สามารถตรวจสอบการเงิน การใช้จ่าย และงานซ่อมบำรุงได้ง่าย สร้างความมั่นใจว่าการบริหารเป็นไปอย่างโปร่งใส

4. การจัดการทรัพยากรและสิ่งอำนวยความสะดวกอย่างมีประสิทธิภาพ

บริษัทบริหารสามารถวางแผน ติดตามการซ่อมบำรุง ระบบไฟฟ้า ระบบน้ำ และพื้นที่ส่วนกลาง ทำให้สิ่งอำนวยความสะดวกอยู่ในสภาพดี ช่วยยืดอายุการใช้งานได้

5. การสื่อสารที่สะดวกและรวดเร็วกับผู้พักอาศัย

ผู้พักอาศัยสามารถรับข้อมูลข่าวสาร แจ้งซ่อม หรือให้ข้อเสนอแนะผ่านช่องทางที่บริษัทบริหารจัดไว้ ทำให้การสื่อสารชัดเจนและรวดเร็ว

 

สรุปคือ การใช้บริการบริษัทบริหารอาคารชุดช่วยยกระดับคุณภาพการบริหารงาน ทำให้อาคารสะอาด ปลอดภัย และมีระบบ พร้อมตอบสนองความต้องการของผู้พักอาศัยอย่างมืออาชีพ เป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว

 

หากตัดสินใจใช้ระบบการบริหารอาคารชุดข้อดีที่จะเห็นได้อย่างชัดเจนมีอะไรบ้าง ซึ่งทางเราเชื่อว่านี่คือสิ่งที่จำเป็นต่อการวางแผนการทำงาน และ App Management สามารถตอบโจทย์ให้กับคุณได้

 

· การตรวจสอบได้อย่างง่ายดาย

เมื่อเป็นการทำงานกับหลายฝ่าย มีความซับซ้อน และมีรายละเอียดเยอะ การมีระบบบริหารกลางเข้ามาจะช่วยให้การตรวจสอบง่ายขึ้น การทำงานโปร่งใส ดังนั้นไม่ว่าจะเป็นงบรายเดือน รายการอนุมัติ หรือเอกสารสำคัญใด ๆ ก็จะได้รับการจัดเรียงเพื่อพร้อมต่อการตรวจสอบเสมอ

 

· การเก็บเงินมีประสิทธิภาพขึ้น

เมื่อมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติก็จะช่วยให้กระทบยอดได้เร็ว หนี้คงค้างลดลง ทำงานได้รวดเร็วมากขึ้น

 

· ลดการตกหล่นทางการสื่อสาร

เมื่อทุกประกาศและแจ้งเตือนรู้โดยทั่วกันว่าจะมาจากนิติคอนโดเพียงช่องทางเดียวเท่านั้น ก็จะช่วยลดการตกหล่น ป้องกันข่าวลือ และเพิ่มความสนใจในการติดตามได้มากขึ้น

 

· ลดข้อพิพาท

การร้องเรียนจากลูกบ้านโดยมีระบบบริหารกลางนั้นจะทำให้ทุกคำร้องเรียนมีเลขที่อ้างอิง มีหลักฐานที่ชัดเจน บังคับใช้กับทุกคนอย่างเท่าเทียม ช่วยลดข้อพิพาทได้เป็นอย่างดี

 

· เสริมประสบการณ์ลูกบ้านให้ดีขึ้น

ระบบบริหารกลางสามารถช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือได้ เพราะลูกบ้านรู้สึกถึงความมีมาตรฐาน เข้าถึงง่าย ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

· เพิ่มรายได้เสริมอย่างชัดเจน

หากอาคารชุดมีบริการเพิ่มเติมทั้งการให้เช่าพื้นที่ การซ่อมแซม ดูแล ทำความสะอาด ระบบบริหารเหล่านี้ก็ทำให้ทุกอย่างมีครบจบในที่เดียว สะดวกกับทุกฝ่าย เสริมรายได้ให้อย่างมีระบบ

 

App Management แพลตฟอร์มช่วยบริหารครบวงจรของนิติบุคคลอาคารชุด

 

ไม่ว่าตอนนี้อาคารชุดในมือคุณกำลังต้องเจอกับความซับซ้อนมากแค่ไหน App Management ก็สามารถช่วยให้การบริหารเป็นเรื่องง่าย โปร่งใส และตรวจสอบได้อย่างรวดเร็วในแพลตฟอร์มเดียว เพราะทั้งการตั้งค่าข้อมูลโครงการและสิทธิ์ผู้ใช้ การเปิดรอบบิล รับเรื่องร้องเรียน หรือการดูผลลัพธ์บน Dashboard ก็ทำได้ในคลิกเดียว พร้อมยกระดับนิติคอนโดของคุณให้ทำงานเป็นระบบ เห็นภาพชัด และน่าอยู่ขึ้น