วันนี้เราได้รวบรวม 5 ปัญหาที่นิติคอนโด ที่ยังไม่มีระบบกลางในการบริหารอาคารพบเจอมาฝากกัน และแน่นอนว่าได้เตรียมวิธีแก้ไขจาก App Management มาให้นิติบุคคลได้นำไปปรับใช้กันด้วย มีปัญหาอะไรบ้าง แก้ไขได้อย่างไร มาเริ่มเก็บข้อมูลไปเสริมระบบกันได้เลย
การสื่อสารระหว่างนิติคอนโดกับลูกบ้านล่าช้า
การสื่อสารภายในนิติบุคคล คือหัวใจสำคัญในการทำหน้าที่นี้ แต่ถ้าไม่มีระบบบริหารเข้ามาเป็นตัวกลางในการส่งต่อข้อมูลประกาศหรือแจ้งเตือนต่าง ๆ อาจทำให้เกิดความล่าช้า คลาดเคลื่อน เข้าใจผิดเกิดขึ้นได้ เพราะในปัจจุบันบางเหตุการณ์จำเป็นที่จะต้องอาศัยความรวดเร็วในการสื่อสาร โดยตัวอย่างของการสื่อสารล่าช้าที่เห็นบ่อยที่สุดเช่น การประกาศหยุดจ่ายน้ำ จ่ายไฟ การติดประกาศในพื้นที่ส่วนกลางลูกบ้านบางคนก็ไม่ได้หยุดดู ทำให้เกิดปัญหาการร้องเรียน และสร้างความเดือดร้อนให้กับการอยู่อาศัย เนื่องจากไม่ได้เตรียมแผนรับมือเอาไว้
นิติบุคคลทำเอกสารสูญหายและข้อมูลไม่อัปเดต
เรื่องของเอกสารเป็นสิ่งที่มาคู่กับการทำงานนิติคอนโดไม่ว่าจะเป็นสัญญา ใบแจ้งหนี้ ข้อมูลผู้อยู่อาศัย รถ สัตว์เลี้ยง งานส่งมอบ รวมไปถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ เมื่อมีเอกสารมากมายที่ต้องจัดการและส่งต่อ แต่ไม่มีระบบเข้ามาช่วยจัดสรรเป็นสิ่งที่ทำให้การทำงานยากขึ้น มีโอกาสตกหล่น สูญหาย เสี่ยงมากที่จะกลายเป็นข้อพิพาท
นิติคอนโดต้องเจอกับการจัดเก็บค่าบริการที่ยุ่งยาก
การจัดเก็บค่าบริการต่าง ๆ นั้นเรียกว่าเป็นงานหลักของการบริหารอาคารชุดเลยก็ว่าได้ แต่เมื่อไม่มีระบบช่วยบริหารที่ได้มาตรฐานเข้ามาเป็นตัวกลาง ทำให้การออกบิลมือหรือการรับสลิปการโอนจ่ายต้องมานั่งไล่ตรวจสอบกันทีละรายการ เมื่อมีปริมาณเยอะอาจทำให้คิดคำนวณผิด ใส่ข้อมูลผิด แน่นอนว่าจะเกิดผลกระทบตามมาในหลายด้านทั้งเงินคงค้าง การกระทบกระแสเงินสดที่ไม่ถูกต้อง จนอาจทำให้เกิดความขัดแย้งขึ้นได้
ปัญหาการร้องเรียนที่ไม่ถูกติดตาม
เรื่องนี้ส่งผลกับประสบการณ์ของลูกบ้านโดยตรง เพราะเมื่อมีการแจ้งเรื่องราวต่าง ๆ กับทางนิติบุคคลอาคารชุดไปแล้ว แต่กลับไม่มีการตอบรับหรือแก้ไข เหตุการณ์ที่มักเจอและเป็นปัญหาบ่อย เช่น ลูกบ้านแจ้งเรื่องมีไฟกะพริบ แต่ไม่ได้รับการปรับปรุง เมื่อมาสอบถามซ้ำก็ไม่มีเลขอ้างอิงเรื่องที่ร้องเรียนให้ได้สืบต่อว่าใครรับเรื่อง เหตุเกิดมานานเท่าไร และจะแก้ไขได้เมื่อไร ทั้งหมดนี้นอกจากจะเป็นปัญหาเรื่องงานตกหล่นแล้วยังเป็นการลดคุณภาพชีวิต พร้อมทั้งความเชื่อใจจากลูกบ้านอีกด้วย
การควบคุมการเข้าออกและความปลอดภัย
การอยู่อาศัยนอกจากความสะดวกสบายเรื่องของความปลอดภัยก็สำคัญไม่แพ้กัน แต่ปัญหาที่มักเกิดขึ้นกับการบริหารอาคารชุดที่ไม่มีระบบบริหารก็คือ เกิดการแชร์คีย์การ์ดให้คนภายนอก ไม่ปิดสิทธิ์ผู้ที่ย้ายออกไปแล้ว คนส่งของขึ้นได้ทุกชั้นรวมทั้งมีการหยิบพัสดุไปผิดห้อง ที่จอดรถถูกแอบใช้ และอื่น ๆ อีกมากมาย ปัญหาด้านความปลอดภัยนี้ส่งผลต่อความเสี่ยงทั้งในชีวิตและทรัพย์สินของลูกบ้าน นอกจากนี้เมื่อไม่มีระบบเข้ามาช่วยบริหารจัดเก็บข้อมูลเมื่อเกิดเหตุขึ้นก็ยังตามข้อมูลย้อนหลังได้ยากอีกด้วย
แก้ไขการบริหารอาคารชุดด้วย App Management ทำอย่างไร
เมื่อเจอกับ 5 ปัญหาหลักของการบริหารนิติบุคคลกันไปแล้ว เรามาดูวิธีการแก้ไขปัญหาง่าย ๆ โดยบริษัท App Management ว่าเราสามารถแก้ปัญหากวนใจนี้ให้ท่านได้อย่างไรบ้าง
แก้ปัญหาการสื่อสาร
App Management สามารถช่วยให้นิติบุคคลอาคารชุดดูแลกฎระเบียบของที่พักอาศัยให้เหมาะสมได้มากยิ่งขึ้น เพื่อสร้างความเป็นอยู่ที่ดีให้กับลูกบ้าน ไปพร้อมกับการอำนวยความสะดวกในเวลาเดียวกัน เมื่อเลือกให้ App Management เข้ามาดูแล การแจ้งข่าวสาร จัดกิจกรรมชุมชน รวมทั้งสร้างความสัมพันธ์อันดี จะเป็นสิ่งที่ทำได้ง่ายขึ้นอย่างแน่นอน
แก้ปัญหาด้านเอกสาร
เมื่อมีระบบจาก App Management เข้ามาช่วย ทำให้มีศูนย์กลางการเก็บเอกสารที่เป็นระเบียบ ฝ่ายที่เกี่ยวข้องสามารถทำการค้นหาได้ กำหนดสิทธิ์เข้าถึงได้ และยังมีบันทึกการแก้ไขที่ชัดเจน เพิ่มความโปร่งใสและการทำงานที่ง่ายให้กับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
แก้ปัญหาการจัดเก็บค่าบริการ
ทางบริษัทนิติบุคคลสามารถติดตามหนี้ค้างชำระได้ตามหลักกฎหมาย เพราะมีผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายของ App Management เข้ามาช่วยเหลือ ลดหนี้คงค้าง ลดความซับซ้อนของการทำบัญชีได้
แก้ปัญหาการร้องเรียน
เมื่อมีการร้องเรียนเข้ามาจะมีขั้นตอนที่ทำให้ผู้แจ้งสามารถให้ติดตามสถานะได้ มีการอัปเดตข้อมูลก่อนหลังการร้องเรียน และยังสามารถเก็บข้อมูลความคิดเห็นจาก เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจเกิดในอนาคตได้อีกด้วย
แก้ปัญหาความปลอดภัย
ระบบบริหารอาคารชุดสามารถช่วยเพิ่มความปลอดภัย และความอุ่นใจให้กับลูกบ้านได้ เพราะมีเครือข่ายทั้งหน่วยงานราชการ พร้อมทั้งหน่วยงานในพื้นที่ใกล้เคียงที่จะเข้ามาช่วยเหลือ และสนับสนุนความปลอดภัยได้อย่างทันท่วงที ไม่ว่าจะเป็นเหตุการณ์ไฟไหม้ การจลาจลอื่น ๆ ก็ไว้ใจให้ App Management เป็นส่วนหนึ่งในการช่วยดูแลได้
เมื่อมีทีมงานนิติคอนโดที่มีคุณภาพการส่งเสริมการทำงานด้วยระบบบริหารอาคารชุดที่มีประสิทธิภาพจาก App Management สามารถช่วยลบปัญหาเรื้อรัง เพิ่มความเป็นมืออาชีพ พร้อมทั้งทำให้ทุกฝ่ายอยู่ร่วมกันอย่างราบรื่น ส่งผลดีในระยะยาวได้อย่างแน่นอน
