การบริหารงานอาคารชุด ทำอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

สำหรับอาคารชุดหรือคอนโดมิเนียมสำหรับอยู่อาศัย การบริหารจัดการส่วนใหญ่จะมาจากกลุ่มคนที่เรียกว่านิติบุคคลอาคารชุด เพราะเป็นหน่วยงานที่จัดตั้งขึ้นมาเพื่อบริหารจัดการและดูแลการใช้ทรัพย์สินส่วนกลางสำหรับภายในโครงการอาคารชุดให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยกลุ่มคนที่เป็น “นิติบุคคลอาคารชุด” จะมีบทบาทสำคัญในการบริหารงานอาคารชุดอย่างไร APP Services มีคำตอบมาฝาก

อาคารชุดหรือคอนโดมิเนียม มีการบริหารงานอย่างไร

การบริหารงานอาคารชุดจะดำเนินการโดยตัวแทนเจ้าของร่วม คือนิติบุคคลอาคารชุด ที่ได้รับเลือกมาจากคณะกรรมการนิติบุคคลให้เป็นตัวแทนเข้ามาดำเนินการบริหารงานต่าง ๆ เช่น ดูแลรักษาทรัพย์สินส่วนกลาง บริหารงานทั่วไปเกี่ยวกับอาคารชุด และดูแลเรื่องความปลอดภัยในอาคารชุด ซึ่งส่วนใหญ่จะเลือกจ้างบริษัทที่ให้บริการด้านบริหารงานอาคารชุดเพราะจะได้บริการที่มีมาตรฐาน ครอบคลุม และเป็นมืออาชีพมากกว่าการจ้างบุคคลทั่วไป

โดยการบริหารงานของนิติบุคคลอาคารชุดจะเป็นไปตามข้อกฎหมายพระราชบัญญัติอาคารชุด พ.ศ.2522 และที่แก้ไขเพิ่มเติม ซึ่งนิติบุคคลอาคารชุดจะบริหารงานภายใต้กรอบกฎหมาย สามารถตรวจสอบได้และมีความโปร่งใส รวมถึงการดำเนินงานจะต้องประเมินและวัดผลการดำเนินงานได้ทุกด้าน

หน้าที่ของนิติบุคคลในการบริหารงานอาคารชุด

สำหรับหน้าที่ของนิติบุคคลอาคารชุดก็จะมีความคล้ายคลึงกันกับนิติบุคคลหมู่บ้านจัดสรรคือการดูแลรักษาทรัพย์สินส่วนกลางของอาคารชุดเป็นหลัก แตกต่างกันที่ขนาดของพื้นที่ในการดูแลที่ไม่กว้างเท่ากับโครงการหมู่บ้านจัดสรร แต่จะเป็นการบริหารงานภายในพื้นที่ที่เป็นกรรมสิทธิ์ของโครงการ ไม่รวมพื้นที่ส่วนตัวที่เป็นพื้นที่ภายในห้องชุดของเจ้าของร่วม

หน้าที่ของนิติบุคคลในการบริหารงานอาคารชุด ประกอบไปด้วยด้านต่าง ๆ ดังนี้

• ดูแลรักษาพื้นที่และทรัพย์สินส่วนกลางของอาคารชุด เช่น ล็อบบี้ สวนสาธารณะ สวนหย่อม ไฟทางเดิน ระบบระบายอากาศ ลิฟท์ ทางเดิน สนามกีฬา และอื่น ๆ ที่เป็นทรัพย์สินส่วนกลางเจ้าของร่วมใช้ร่วมกัน รวมถึงระบบน้ำ ระบบไฟฟ้า และอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
• บำรุงรักษา ซ่อมแซม หรือจัดตารางเช็คความสมบูรณ์พร้อมใช้งานของสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ เป็นประจำ
• เรียกเก็บค่าส่วนกลางจากเจ้าของร่วมตามกำหนดรายเดือนหรือรายปี
• แสดงรายงานทางการเงิน รายรับ รายจ่าย และหนี้สินต่าง ๆ ของนิติบุคลให้กับเจ้าของร่วมได้รับทราบ
• จัดประชุมใหญ่เจ้าของร่วมประจำปี
• ดูแลระบบรักษาความปลอดภัย จัดตั้งเจ้าหน้าที่ดูแลรักษาความปลอดภัยหรือระบบที่ช่วยเพิ่มความปลอดภัยให้กับอาคารชุด
• ให้บริการด้านเอกสาร ข้อมูล ออกเอกสารที่เจ้าของร่วมร้องขอ เช่น เอกสารรับรองการปลอดหนี้ และอื่น ๆ
• บังคับใช้กฎระเบียบ ดูแลควบคุมให้ผู้อยู่อาศัยมีความพึงพอใจและปฏิบัติตามข้อตกลง เพื่อสร้างบรรยากาศอันดีในการอยู่อาศัยต่อสังคมส่วนรวม
• รับข้อร้องเรียนและดำเนินการแก้ไขปัญหาที่ได้รับ พร้อมแจ้งขั้นตอนการดำเนินการให้เจ้าของร่วมได้รับทราบ
• อื่น ๆ ตามกฎหมายกำหนด

บริหารงานอาคารชุดอย่างไร ให้มีประสิทธิภาพ

สำหรับการบริหารงานอาคารชุดให้มีประสิทธิภาพ ประกอบไปด้วยหลายองค์ประกอบปัจจัยร่วมกัน โดยเริ่มต้นตั้งแต่การเลือกทีมงานหรือองค์กรนิติบุคคลที่มีความรู้ความสามารถรอบด้านทั้งด้านกฎหมายและด้านบริหารจัดการ มีความพร้อมในการบริหารและบริการรอบด้านเพื่อสร้างความพึงพอใจให้กับเจ้าของร่วมและบังคับใช้กฎระเบียบเพื่อให้การอยู่ร่วมกันของสมาชิกหลาย ๆ คนเป็นไปอย่างมีระเบียบ ลดการเกิดปัญหาขัดแย้ง รวมถึงมีวิสัยทัศน์และศักยภาพในการดูแลรักษาทรัพย์สินส่วนกลาง บริหารให้เกิดประโยชน์สูงสุด

ขั้นตอนบริหารงานอาคารชุดอย่างมีประสิทธิภาพและวัดผลได้

• ทีมงานนิติบุคคลมีแผนงาน (Checklists) ขอบเขตการดูแลและการให้บริการที่ชัดเจนก่อนเริ่มงาน โดยแผนงานจะต้องมีความครอบคลุม
• วางแผนการดำเนินงานที่ชัดเจน มีความเป็นไปได้ และเหมาะสม หรือจัดตั้ง KPIs ในการดำเนินงานที่ชัดเจน
• ดำเนินการตามแผนที่วางไว้ตามขั้นตอน
• การดำเนินการตามแผนมีการนำเสนอในที่ประชุมให้เจ้าของร่วมได้รับทราบ เช่น รายงานทางการเงิน การแสดงบัญชีรายรับรายจ่าย-หนี้สินของนิติบุคคล รวมถึงรายงานผลการดำเนินการด้านต่าง ๆ
• บันทึกผลลัพธ์และปัญหาที่พบระหว่างการดำเนินงาน
• วิเคราะห์ผลการดำเนินงานเพื่อนำมาวางแผนพัฒนาปรับปรุงแผนการดำเนินงานในอนาคตต่อไป

เพื่อให้การบริหารงานอาคารชุดเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ส่วนใหญ่แล้วจะนิยมเลือกใช้บริการจากบริษัทบริหารงานนิติบุคคลมากกว่าการสรรหาบุคคลเข้ามาด้วยตัวเอง เพราะนิติบุคคลที่มาจากบริษัทที่มีความเป็นมืออาชีพอย่าง APP Services จะเป็นทีมงานที่มีความรู้ความสามารถ มีประสบการณ์ในการให้บริการระดับมืออาชีพ ลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดในการบริหารงานอาคารชุด ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารและสร้างภาพลักษณ์ที่ดีให้กับโครงการ ช่วยเพิ่มมูลค่าเพิ่มให้กับที่อยู่อาศัยและพัฒนาคุณภาพชีวิตของผู้อยู่อาศัยได้อย่างมีศักยภาพ

☎️ Tel: 02-086-7199

🟢 Line OA: @appmanagement

🔵 Facebook: APP Home Private Service