เมื่อต้องการบริหารอาคารชุดให้มีประสิทธิภาพ การดูแลทั้ง 4 เสาหลักของการบริหารให้สมดุลกันอยู่เสมอสามารถช่วยทีมนิติคอนโดได้ ทั้ง 4 เสาหลักมีอะไรบ้าง และต้องดูแลอย่างไร App Management รวมทุกข้อมูลมาให้นิติบุคคลอาคารชุดนำไปปรับใช้กันเรียบร้อยแล้ว
เสาหลักที่ 1 การสื่อสาร (Communication) ของบริษัทนิติบุคคล
เสาหลักแรกที่จำเป็นและขาดไม่ได้ เพราะเป็นการทำให้งานภายนอกและภายในราบรื่นก็คือ การสื่อสาร นั่นเอง โดยการส่งและรับข้อมูลอย่างเป็นระบบ การระบุผู้รับผิดชอบให้ชัดเจน ตรวจสอบได้ และเป็นการสื่อสารแบบสองทาง เพื่อให้รู้ได้ไว ตัดสินใจเร็ว พร้อมทั้งแก้ปัญหาตรงจุด เป็นสิ่งที่บริษัทบริหารนิติบุคคลต้องวางแผนและพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เพื่อให้ผู้อยู่อาศัย เจ้าของห้องชุด กรรมการ ผู้รับเหมา และหน่วยงานรัฐเข้าใจตรงกันอย่างชัดเจน
ยกตัวอย่างเช่น สัปดาห์ที่ 1 เป็นการส่งสรุปงานบำรุง แจ้งแผนเดือนนี้ ในสัปดาห์ที่ 2–3 ประกาศงานเฉพาะกิจหรืองานช่าง สัปดาห์ที่ 4 สรุปเหตุการณ์ ชี้แจงเคสสำคัญ และขอความร่วมมือทำแบบสอบถาม เป็นต้น
เสาหลักที่ 2 การจัดการทางการเงิน (Finance) ของนิติบุคคลอาคารชุด
งานด้านระบบการเงินของนิติบุคคลอาคารชุด เริ่มตั้งแต่การเก็บรายได้ การควบคุมค่าใช้จ่าย การบริหารเงินสด การทำรายงานบัญชีอย่างโปร่งใส โดยมีเป้าหมายหลักคือเพื่อให้เงินเพียงพอต่อค่าใช้จ่าย และเป็นการใช้จ่ายแบบถูกที่ ถูกเวลา สามารถตรวจสอบได้ โดยรายรับของการบริหารอาคารชุดต้องครอบคลุมค่าส่วนกลาง การจ่ายผู้รับเหมา และสัญญาบริการต่าง ๆ ถึงจะถือว่าเป็นการทำงานที่สมบูรณ์
โดยหลัก ๆ แล้วการทำงานในแต่ละเดือนของนิติจะประกอบไปด้วย การออกบิล การส่งแจ้งเตือน การรับชำระรอบก่อน การกระทบยอดธนาคาร ติดตามลูกหนี้คงค้าง ทวนงบประมาณ ปิดบัญชี ทำรายงานส่งคณะกรรมการ
เสาหลักที่ 3 การบำรุงรักษา (Maintenance) ของนิติคอนโด
เสาหลักต่อมาคือเรื่องของระบบดูแลทรัพย์สินของอาคารให้พร้อมใช้ มีความปลอดภัย และดูแลเพื่อให้มีอายุการใช้งานยาวตามมาตรฐานมากที่สุด ซึ่งการทำงานเพื่อให้เสาหลักนี้มั่นคงคือ การทำงานเชิงป้องกันเป็นหลัก เพื่อช่วยลดงานแก้ไขเฉพาะหน้าที่เร่งด่วน และเพื่อให้ทุกฝ่ายสามารถปฏิบัติตามกฎหมายพร้อมทั้งมาตรฐานได้อย่างง่ายดายมากขึ้น ซึ่งการบำรุงรักษาสำหรับคอนโดที่ถูกต้องนั้นต้องมีการบันทึกทุกขั้นตอน และต้องสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อีกด้วย
โดยส่วนใหญ่แล้วงานบำรุงจะแบ่งเป็น P0 ฉุกเฉิน เกี่ยวข้องกับชีวิต ความปลอดภัย ระบบหลักล่ม P1 เร่งด่วน กระทบผู้พักอาศัยหลายยูนิต P2 ปกติ และ P3 เป็นการวางแผนสำหรับโครงการถัดไป
เสาหลักที่ 4 การมีส่วนร่วมของลูกบ้าน (Engagement)
เสาหลักสุดท้ายคือลูกบ้านที่เข้ามาเติมเต็มให้การทำงานของนิติคอนโดขับเคลื่อนไปตามทิศทางที่ควรจะเป็น ดังนั้นการออกแบบประสบการณ์ร่วมระหว่างบริษัทนิติบุคคลกับลูกบ้านให้ทุกคนรู้เรื่องเข้าใจตรงกัน เพื่อร่วมกันตัดสินใจ ดูแล และทำให้เกิดความสุขในการอยู่ร่วมกัน จะทำให้เกิดเป็นความไว้ใจ ความโปร่งใส และลดปัญหาที่จะเกิดขึ้นซ้ำได้
แนวทางการทำให้ลูกบ้านมีส่วนร่วมอย่างเป็นระบบคือ เปิดช่องทางการติดต่ออย่างเป็นทางการ มีคู่มืออยู่ร่วมกันทั้งการย้ายเข้าออก การทิ้งขยะ การใช้เสียง การเลี้ยงสัตว์ ระเบียบการใช้ที่จอด มีการเปิดโหวต มีโครงการอาสา ทำประกาศแสดงผลลัพธ์ก่อนหลังและรายงานความคืบหน้าอย่างต่อเนื่อง
การใช้ App Management ครอบคลุมทุกเสาหลักของการบริหารอาคารชุด
เมื่อตัดสินใจใช้ App Management จะสามารถนำมาบริหารทั้ง 4 เสาหลักให้สมดุล และเสริมประสิทธิภาพได้อย่างไร นี่คือวิธีใช้ App Management เพื่อให้นิติบุคคลอาคารชุดใช้งานได้ทันที ช่วยเติมเต็มช่องว่างของการทำงานให้ทุกขั้นตอนสมบูรณ์แบบมากขึ้น
- Communication ใช้เพื่อสื่อสารให้รู้เรื่อง ติดตามได้
คุณสามารถเลือกใช้การประชาสัมพันธ์ การประกาศ การจัดการเอกสาร พร้อมทั้งการติดตาม รายงานผล แบบศูนย์กลางเดียวได้ และเมื่อเลือกใช้แล้วการเผยแพร่ข่าว แจ้งงาน และสรุปความคืบหน้าให้ลูกบ้าน ทีมงาน รวมไปถึงบอร์ดบริหาร ทุกฝ่ายจะเห็นตรงกัน พร้อมกัน เพื่อการรับรู้ที่ทั่วถึง และการตัดสินใจที่รวดเร็ว
- Finance ใช้เพื่อการบริหารเงินให้ถูกต้อง โปร่งใส
App Management เปิดให้คุณได้ใช้บริการ จัดทำบัญชี ควบคุมรับรายจ่าย ติดตามลูกหนี้ จัดทำงบประมาณในระบบ เพื่อรายงานการเงินแบบรายเดือน ดังนั้นการงบประมาณจะเป็นระบบ มีที่มาที่ไปชัดเจน เงินเพียงพอต่อการใช้จ่าย ถูกจัดสรรอย่างเป็นระบบ และแน่นอนว่าสามารถตรวจสอบย้อนหลังได้อย่างโปร่งใส
- Maintenance เครื่องมือพร้อมใช้ ปลอดภัย ช่วยยืดอายุทรัพย์สิน
เมื่อเลือกใช้งาน App Management คอนโดจะได้รับการดูแลจากวิศวกรที่มากประสบการณ์ สามารถช่วยเรื่องข้อมูลทะเบียนทรัพย์สิน แบบแปลน ตรวจสอบประวัติเครื่องจักรเพื่อทำปฏิทินดูแล การเปิดปิดงานซ่อม โดยทั้งหมดจะมีการเก็บรูป ข้อมูลหลักฐาน ทั้งก่อนและหลังการทำงาน พร้อมทั้งนำข้อมูลมาวิเคราะห์หาสาเหตุลดการเสียซ้ำ ช่วยประหยัดทั้งงบประมาณและเวลาให้กับนิติบุคคลอาคารชุดได้เป็นอย่างดี
- Engagement ใช้เพื่อให้ลูกบ้านมีส่วนร่วมมากขึ้น
App Management มีฟังก์ชันด้านการบริหารชุมชน การจัดประชุมคณะกรรมการรวมทั้งประชุมใหญ่ และกิจกรรมชุมชน เพื่อรับฟังเสียงลูกบ้าน ชุมชน มีการจัดทำผลโหวต แจ้งประกาศผล และให้ทุกคนที่มีส่วนเกี่ยวข้องสามารถติดตามงานต่อเนื่องได้ง่าย ๆ ผ่านช่องทางเดียว ทำให้ข้อมูลชัดเจน ดูย้อนหลังได้ และรับทราบโดยทั่วกัน
